Gian Lận Với Kiot: Bán Hàng Không In Bill

Trong chuỗi seri 5 bài viết hướng dẫn anh chị phòng chống nhân viên gian lận ở trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Đây là bài viết đầu tiên về gian lận đó là khi nhân viên bán hàng không in hóa đơn mà tính tiền bằng miệng.

Tập 1: bán hàng không in bill

Tập 1: Gian lận bằng cách bán hàng không in hóa đơn


Đây là cách gian lận phổ biến thường thấy, hậu quả gây ra là thất thoát lớn về tiền bạc và cũng là cách khó phát hiện.

    Vấn đề: nhân viên không in hóa đơn và tính tiền bằng miệng


Như các anh chị đã biết thì khi bán hàng ở trên phần mềm KiotViet. Phần mềm  sẽ ghi nhận doanh thu và báo và app quản lý cho anh chị. Nếu trường hợp nhân viên bán hàng mà không in hóa đơn thì tất nhiên là trên hệ thống nó sẽ không ghi nhận doanh thu. Nếu cửa hàng của anh chị bàn giao tiền cuối ngày cuối ca theo báo cáo ở trên phần mềm. Thì rõ ràng một khoản doanh thu của anh chị sẽ bị nhân viên lấy mất.

Tất nhiều cửa hàng gặp đau đầu trong việc phòng chống nhân viên bán hàng mà không in hóa đơn cho khách. Bởi vì sự tùy tiện của nhân viên cũng như là sự không để ý của khách hàng. Nhân viên có thể lấy lý do là mình bị hỏng phần mềm bị lỗi hoặc là bất kỳ lý do nào đó là không cần in hóa đơn cũng được. Để không in hóa đơn cho khách hàng và không nhập vào trong phần mềm.

    Giải pháp phòng tránh gợi ý


Để phòng ngừa việc nhân viên bán hàng mà không in hóa đơn cho khách. Tốt nhất anh chị hãy bố trí ở tại cửa hàng một bảng thông báo: "Khách hàng chỉ thanh toán tiền khi nhận được hóa đơn hoặc Thưởng ngay một triệu đồng khi khách hàng phát hiện nhân viên thông in hóa đơn". Để khách hàng sẽ là một người thay cho chủ cửa hàng, thay cho quản lý giám sát hoạt động của nhân viên ở cửa hàng một cách chặt chẽ. Và nhân viên sẽ không dám làm bậy.

    Lỗ hổng giải pháp ở Kiot


Tuy nhiên với giải pháp trên sẽ có một lỗ hổng. Đó là nhân viên in lại hóa đơn ở trên phần mềm. Tức là cùng một mặt hàng khách hàng khác nhau. Nhân viên có thể in một hóa đơn đã lưu từ trước để thay thế cho hóa đơn mới này. Nhân viên sẽ không cần tạo hóa đơn mới mà vẫn có hóa đơn đưa cho khách.

Hệ thống thì không ghi nhận doanh thu. Tiền thì nhân viên lấy.

Để hạn chế cách này ở trong phần phân quyền người dùng của phần mềm KiotViet. Trong phần Giao dịch > Hóa đơn anh chị sẽ tắt phần in lại hóa đơn đi. Nếu trường hợp khách hàng muốn in lại thì có thể liên hệ với quản lý. Để quản lý gửi hình ảnh hóa đơn hoặc là in lại nếu có quyền của quản lý.

Đối với quy trình vận hành. Nếu phần mềm bị lỗi hoặc máy in bị lỗi. Thì nhân viên cửa hàng phải liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của KiotViet hoặc sale phần mềm để được hỗ trợ khắc phục ngay.

Đặc biệt phải báo cho quản lý trong trường hợp không in hóa đơn. Trường hợp bất kỳ sự cố nào dẫn tới không in hóa đơn cho khách hàng mà không báo cáo ngay cho quản lý được xem là hành vi gian lận trong công việc.


Hãy đón đọc tập 2 của chuỗi bài phòng tránh gian lận với Kiot nhé.