Tính tiền thủ công ghi sổ: dễ thất thoát tiền, mất hàng

Khi kinh doanh cần bỏ ra số vốn đầu tư không ít cho cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị, nội thất trang trí, hàng hóa nguyên vật liệu... và đây là những chi phí bắt buộc phải bỏ ra mà ai cũng hiểu rõ. Và khi vận hành quản lý bán hàng nhiều người chủ đã giật mình khi thấy việc thất thoát tiền bạc, mất mát hàng hóa do quản lý lỏng lẻo bằng thủ công, việc thất thoát ăn mòn vào lợi nhuận. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những rủi ro khi tính tiền bằng thủ công ghi sổ và phương pháp để quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát.

1. Rủi ro thất thoát tiền, mất hàng hóa khi quản lý và tính tiền thủ công

1.1. Thu tiền khách hàng sau đó hủy (xé) hóa đơn tính tiền

Là hình thức tính tiền thu tiền bình thường nhưng sau đó thì hủy hóa đơn đi, để biển thủ túi riêng.

- Chủ quán thường đánh số thứ tự trang trong cuốn hóa đơn tính tiền để kiểm soát, tuy nhiên với những thu ngân khôn lỏi họ biết ngay chiêu này và có cách để vượt qua: như dùng phiếu tính tiền khác với cuốn hóa đơn của quán để tính tiền rồi hủy, chắc chắn không truy ngược được hoặc cho tính tiền bằng tay, nói số tiền cho khách và thu luôn mà không ghi sổ…

- Chủ quán cho rằng dễ dàng đối soát giữa hóa đơn tính tiền & phiếu order nhà bếp, tuy nhiên chủ quán làm sao có thể ngày nào cũng kiểm tra, kiểm tra 7 ngày/tuần 365 ngày/năm để kiểm soát điều này. Nhân viên có thể lợi dụng lúc sơ hở mà ra chiêu này, ví dụ: ngày hôm đó chủ quán vắng, chủ quán bệnh… Hơn nữa, nếu nhân viên phục vụ, thu ngân và nhà bếp phối hợp với nhau thì khó lòng chủ quán phát hiện ra.

- Chủ quán cho rằng kiểm kê hàng tồn kho có thể phát hiện được sự gian dối, tuy nhiên với hàng ăn uống khâu tính định lượng vô cùng phức tạp, nói thẳng ra với phương pháp làm thủ công thì gần như không thể kiểm soát kho hàng chính xác ngay cả với hàng mua sao bán vậy như bia, nước ngọt, nước suối, thuốc lá chứ đừng nói là tính định lượng món ăn, thức uống theo công thức. Hơn nữa, có thêm cách khác là nhân viên âm thầm đem hàng hóa vào quán để bán và thu tiền riêng, không ảnh hưởng đến kho hàng kiểm kê dù rất chuẩn vẫn chịu thua vì hàng hóa đâu có thất thoát mà chỉ là thất thoát doanh thu mà thôi.

- Chủ quán cho người thân, người nhà tham gia vào trong chuỗi hoạt động của quán để giám sát, tuy nhiên đâu phải người thân nào cũng chính trực và theo thực tế nhiều thất thoát, mất mát là từ người thân ấy, vì chủ quán chủ quan và hơn nữa, nếu sử dụng người thân sẽ rất dễ gặp phải thất bại trong quản lý con người, một vấn đề đau đầu lớn dành cho người chủ quán.

Cách tính tiền bằng thủ công, ghi sổ thường thấy

1.2. Thu tiền hóa đơn đầy đủ, lợi dụng chính sách khuyến mãi rồi giảm giá sau đó để gian lận

Ví dụ hóa đơn ăn uống 5 triệu đồng, thu tiền đủ sau đó lợi dụng chính sách giảm giá 10% với khách VIP thu ngân ghi nhận vào sổ sách là 4,5 triệu đồng, phần còn lại đưa vào túi riêng.

- Chủ quán quy định ghi rõ thông tin khách hàng giảm giá vào hóa đơn, quản lý bằng thủ công giấy tờ thì việc truy soát lại cực kỳ phức tạp.

- Chủ quán quy định giảm giá phải có chữ ký của chủ quán: liệu có khả năng 24/7/365 ngày chủ quán đều có mặt tại quán để ký xác nhận? Đây sẽ là tình huống rắc rối đấy!

2. Cách quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát với chi phí rẻ

Khi hiểu rõ những rủi ro thất thoát tiền, mất mát hàng hóa khi quản lý tính tiền bằng thủ công như đã nêu trên thì dưới đây là giải pháp giúp quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát với chi phí đầu tư rất rẻ. Giải pháp này sẽ đem lại lợi ích lâu dài thậm chí với ứng dụng xem báo cáo kinh doanh mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại thì người chủ dù không có mặt trực tiếp vẫn giám sát dễ dàng.

2.1. Thực hiện quy trình quản lý khép kín, kiểm soát chéo: không tạo cơ hội gian dối

Dưới đây là video chia sẻ về quy trình quản lý quán theo mô hình khép kín, phòng thất thoát

2.2. Đầu tư bộ máy tính tiền và quản lý để quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát và quản lý được từ xa

Bộ máy tính tiền sẽ ghi nhận lại mọi thao tác của người nhân viên, có vai trò nhu một camera giám sát mọi khâu quản lý kinh doanh, nhân viên có gian lận là máy tính tiền đều có ghi nhận chi tiết. Thêm nữa máy tính tiền cũng tự động tính toán chính xác, vì nó là máy tính, tất cả số liệu kinh doanh như doanh thu, chi phí, chi tiết hàng bán, lợi nhuận, kho hàng nhập xuất tồn...

Bộ máy tính tiền cơ bản sẽ gồm các thành phần như sau:

- Máy vi tính: máy tính để bàn, máy laptop hoặc máy pos bán hàng đều dùng được.

- Máy in bill thanh toán: dùng để in bill thanh toán cho khách, tăng uy tín cho quán và tạo tính chuyên nghiệp.

- Phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft được cài đặt vào bộ máy này để dùng dễ dàng.

Chi phí đầu tư cho bộ máy tính tiền trọn gói chỉ từ 4.990.000đ.

Để được tư vấn chi tiết hãy gọi hotline hoặc kết bạn Zalo số 0906.799.838 (mr Hiếu) nhé!

Ngoài ra tùy theo nhu cầu đầu tư thêm máy móc thiết bị thì cũng dễ dàng chọn thêm để lắp thành bộ máy tính tiền trọn gói. Dưới đây là minh họa một số bộ máy tính tiền đã được DanTriSoft setup triển khai và ứng dụng vào thực tế.

Bảng giá chi tiết phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft và máy móc tính tiền

Bảng giá bản quyền DanTriSoft và máy móc tính tiền

Hotine và Zalo tư vấn bản quyền DanTriSoft: 0906.799.838 (mr Hiếu)